VertX vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Daarom verwerken we de persoonsgegevens van onze medewerkers, opdrachtgevers en prospects met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. We respecteren daarbij de privacyrechten van eenieder en handelen in overeenstemming met de richtlijnen uitgevaardigd door de Europese Unie en vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement leest u hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we uw privacyrechten waarborgen.
VertX is een werkmaatschappij die ressorteert onder Brinkhuis Wadman en Partners Holding B.V., gevestigd aan de Groenewoudsedijk 51 te Utrecht. Beide werkmaatschappijen richten zich op het realiseren van projecten voor en met onze opdrachtgevers.
Alle gegevens die naar u als natuurlijke persoon zijn te herleiden zijn persoonsgegevens. U kunt daarbij denken aan uw naam, adres, geboortedatum, emailadressen en telefoonnummers. Bent u een medewerker, een partner, een leverancier of een klant van VertX, dan beschikken we over persoonsgegevens van u. Ook als u contact met ons heeft of heeft gehad, beschikken we over persoonsgegevens van u.
Voorts kennen we bijzondere persoonsgegevens. Dat betreft zeer privacygevoelige informatie, zoals gegevens over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, geboorteland of seksuele geaardheid.
VertX verwerkt alleen persoonsgegevens op grond van de zakelijke relatie die we met de betreffende personen hebben, in het verleden hadden of in de toekomst krijgen. Het betreft onder meer medewerkers met een tijdelijk of vast dienstverband, zelfstandig professionals die we bemiddelen, contactpersonen namens opdrachtgevers, professionals waar we tijdens projectopdrachten mee samenwerken, personen die belangstelling tonen voor onze dienstverlening en contactpersonen van leveranciers.
VertX kan alleen een goede dienstverlening garanderen als we over voldoende informatie beschikken om onze bedrijfsvoering doelmatig in te richten. We houden ons daarbij nadrukkelijk aan de zogenaamde grondslagen die de AVG voor het verwerken van gegevens biedt, te weten: het uitvoeren van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting, het behartigen van een gerechtvaardigd belang, het beschermen van een vitaal belang, het vervullen van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag óf wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming geeft voor het verwerken van specifieke persoonsgegevens. In de praktijk betekent dit dat we persoonsgegevens verwerken voor tal van activiteiten die deel uit maken van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld: het werven en selecteren van nieuwe medewerkers, het screenen van medewerkers voor een opdracht, het verwerken van de salarissen, het onderhouden van contacten met opdrachtgevers, het uitbrengen van offertes, het factureren en het informeren van klanten en prospects over onze dienstverlening.
VertX kiest bewust voor ‘privacy by default’, dat wil zeggen niet méér persoonsgegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor we ze verwerken. Welke persoonsgegevens dat zijn, hangt sterk samen met de aard van de zakelijke relatie waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Voor het verwerken van contracten en het onderhouden van zakelijke contacten zijn vaak niet meer dan naam, functie, zakelijk emailadres en telefoonnummer nodig. Vanwege wetten en regels die onder meer betrekking hebben op arbeidsverhoudingen, belastingen, integriteit, veiligheid en preventie zijn we genoodzaakt aanzienlijk meer persoonsgegevens van medewerkers en gelieerde zelfstandig professionals te verwerken, waar onder adresgegevens, geboortedatum en -plaats en burgerlijke staat. Hiertoe behoren ook gevoelige persoonsgegevens, zoals het burgerservicenummer (BSN).
Voor de beveiliging van ons kantoor en de inventaris maken we gebruik van cameratoezicht. Wij houden ons daarbij aan de strenge regels die voor het vastleggen van camerabeelden gelden en raadplagen de beelden alleen als de veiligheid van medewerkers of bezoekers in het geding is of indien er gegronde aanwijzingen bestaan voor malversaties, zoals fraude of diefstal.
Om de gebruikerservaring met onze website en ons intranet te optimaliseren maken we onder meer gebruik van technische gegevens, zoals het IP-adressen van de gebruikers en de pagina’s die ze bezoeken. Met behulp van deze gegevens kunnen programmeurs de functionaliteit van de website en het intranet verbeteren. Voorts maken we gebruik van cookies, daar leest u hier meer over.
VertX is een betrouwbare en integere zakelijke relatie en neemt privacy zeer serieus. We hanteren hoge kwaliteitsstandaarden, blijkens onder meer onze NEN 4400-1 certificering door de Stichting Normering Arbeid (SNA) en de audits die in dat kader (half)jaarlijks worden uitgevoerd. Wij treffen alle noodzakelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde inzage en misbruik. De omgeving waarin onze systemen en programma’s zijn ondergebracht is optimaal beveiligd. We hanteren procedures die ervoor zorgen dat alleen daartoe bevoegde medewerkers uw persoonsgegevens mogen inzien.
We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan het doel waarvoor we ze hebben verwerkt. We wissen persoonsgegevens altijd binnen de wettelijke bewaartermijn, met uitzondering van die persoonsgegevens waarvoor een wettelijke minimum bewaartermijn geldt, zoals gegevens t.b.v. de fiscus. Deze gegevens wissen we binnen 6 maanden na afloop van de wettelijke termijn.
We delen uw persoonsgegevens alleen met derden als daar een grondslag voor is, bijvoorbeeld een wettelijke verplichting, de uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang. We delen bijvoorbeeld persoonsgegevens van professionals met intermediairs en/of opdrachtgevers als ze in aanmerking komen voor een opdracht en met onze accountant voor de salarisverwerking en/of een accountantsverklaring ten behoeve van intermediairs en/of opdrachtgevers. Met externe verwerkers van persoonsgegevens, zoals onze accountant, hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten om de bescherming van de persoonsgegevens die wij ze verstrekken te waarborgen.
U heeft een aantal essentiële rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken. Krachtens het recht op inzage kunt u ons om een overzicht vragen van de persoonsgegevens die we van u hebben verzameld en vastgelegd. Het recht op aanpassing geeft u de mogelijkheid om persoonsgegevens door ons te laten aanpassen indien u vindt dat bepaalde gegevens onjuist, onvolledig of onnodig zijn verwerkt. Voorts heeft u het recht om vergeten te worden, dat wil zeggen dat u ons kunt verzoeken uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te verwijderen. Wij zullen binnen een redelijke termijn aan een dergelijk verzoek voldoen, tenzij de wettelijke verplichting bestaat om die persoonsgegevens te bewaren of er andere zwaarwegende redenen zijn die het wissen van die gegevens in de weg staan.
Dit privacy statement geeft weer wat VertX doet om uw privacyrechten te waarborgen. Indien de wetgeving op het gebied van privacy verandert zullen we ons beleid daar op aanpassen. Aanpassingen voeren we in alle gevallen door op onze website. Heeft u een suggestie, een verzoek of een klacht over of naar aanleiding van ons privacybeleid of de uitvoering daarvan? Laat het ons weten via info@vertx.nl. Bent u niet tevreden over hoe VertX met uw verzoek of klacht omgaat? Dan kunt u terecht bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).